5 errores para evitar a la hora de implementar un software educativo

Estos son los errores que toda institución de educación superior tiene que evadir al elegir una plataforma de software en línea.

Las plataformas en línea crecen en importancia con el avance de la tecnología. Por ello es crucial que, cualquier institución de educación superior, tenga ciertas precauciones a la hora de elegir un proveedor de software para obtener los resultados esperados. 

No contemplar la integración en la planificación

Integrar un software o programa informático, sea del tipo que sea, lleva tiempo. Así, las instituciones de educación superior deben tener en cuenta tanto el plazo de implementación como así el presupuesto de integración de un proveedor de software.

Priorizar la funcionalidad antes que los resultados

Existen varias opciones de software de educación en línea que se parecen en cuanto a su funcionalidad. Desde el CRM hasta los LMS, todos están diseñados para ser funcionales a los requerimientos de las instituciones. Sin embargo, mirar las características no es lo primordial a la hora de elegir un software educativo.

Así, es aconsejable hablar con el equipo para establecer cuales son las características más importantes para lograr los objetos de la institución. ¿Necesita tener un sistema de RA o RV? ¿Necesita utilizar la IA? La respuesta a estas preguntas sobre funcionalidad está relacioada con el resultado en general. ¿Es necesario que su plataforma en línea de educación superior tenga la capacidad de colaborar y de elaborar informes?¿Debe tener opciones para crear y aplicar estrategias de marketing?

No definir expectativas claras

Implementar cualquier plataforma de software que resulte novedosa la para institución de educación superior puede ser un proceso bastante largo. Especialmente si, en las búsquedas previas y las negociaciones realizadas con los proveedores de software, no se han tomado en cuenta las expectativas. Las instituciones deber proporcionar expectativas lo más claras posible sobre hitos, calendarios, plazos, así como responsabilidades, para dar con la solución más adecuada.

 Algunas preguntas que valen la pena debatir son:

• ¿Cuáles son los plazos para los hitos críticos durante el proceso de implantación del software? ¿Cómo es el calendario general?
• ¿Qué grado de implicación quiere tener su equipo de educación superior en la implantación?
• ¿Qué forma de comunicación utilizará con el proveedor de software a lo largo de la implementación y después?
• ¿Cuáles son las tarifas de implementación del proveedor de software? ¿En qué circunstancias se aplicarán tarifas adicionales?

Implementarlo demasiado pronto

Si bien es importante cumplir con los plazos, nunca hay que apuntar el proceso de lanzamiento de un software e implementación. Por ello, la planificación antelada resulta primordial. Apresurarse y lanzar el producto a tiempo, pero con fallas o mejoras, puede resultar en mayores complicaciones a futuro, cuando los programas estén en marcha.

 El proceso de implementación puede durar desde varias semanas hasta meses. Probablemente, este deba incluir una fase de lanzamiento suave para probar el sistema con algunos usuarios. Así, se asegura de que todo funciona bien.

No tener comunicaciones son soporte luego del lanzamiento

Este paso requiere de mucha previsión. Es que, a la hora de buscar un programa y un proveedor de software en línea, debería tener en cuenta un socio con el que pueda colaborar especialmente cuando surjan problemas. Es común que en los programas de software ocurran errores y fallos de diversa índole. Es importante, previendo estos casos, que el proveedor de software sea capaz de trabajar mano a mano con su equipo para asegurarse de que todo funcione de manera óptima. La interacción con el proveedor de software no termina cuando la implementación se completa, sino que deben trabajar juntos para resolver cualquier problema que pueda surgir. 

Las diversas soluciones de software presentes hoy en el mercado permiten resolver diferentes problemáticas y agilizar los procesos de cualquier institución educativa. Sin embargo, es crucial tener en cuenta lo anteriormente dicho para tener éxito en la búsqueda.